Mõisteid

Dokument – on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks (ArhS §4 lg 1).

Dokumendiliik on ühesuguse otstarbe ja vormistuselementidega dokumentide rühm (nt käskkirjad, protokollid, kirjad).

Dokumendi originaal – on dokumendi esimene, lõplikult vormistatud ja allakirjutatud eksemplar.

Dokumendi koopia – on originaali kopeerimise teel saadud dokumendi täpne jäljend, mis vastav originaalile nii sisult kui vormilt.

Dokumendi ärakiri – on originaali sisuline kordus, rekvisiitide ja sisu täpne taasesitus.

Väljavõte – on dokumendi teksti osaline taasesitus.

Duplikaat – on dokumendi korduseksemplar, millel on originaali juriidiline jõud, korduseksemplari väljaandja on sama organisatsioon või selle õigusjärglane, korduseksemplari on allkirjastanud sama positsiooniga ametnik või spetsialist.

Asjaajamise korraldamist reguleerivad sisemised normdokumendid:

• asjaajamise kord
• dokumentide loetelu
• dokumendihalduse kord
• ametijuhendid
• struktuuriüksuste põhimäärused
• sisekorraeeskiri
• arvutite ja arvutivõrgu kasutamise kord
• teabenõuete menetlemise kord

Dokumendihalduri kutsekirjeldus

Dokumendihaldureid vajatakse nii avalikus kui erasektoris. Dokumendihalduril peab olema täielik ülevaade organisatsiooni tegevusest ja eesmärkidest, et koostöös juhtkonnaga tagada organisatsiooni tegevuse nõuetekohane dokumenteerimine, dokumentide haldamine ning säilimine tagamine. Selleks peavad tal olema dokumentihaldus- ja arhiivindusealased teadmised ning oskused. Seoses üleminekuga elektroonilisele dokumendihaldusele on dokumendihaldurile vajalikud teadmised ja oskused infotöötlusest ning infotehnoloogiast.

Dokumendihalduri põhilised ülesanded on dokumendihalduse korraldamine, riskihaldus, arhiivihalduse korraldamine, töötajatele dokumendihaldusealase koolituse korraldamine ja erialane nõustamine. Dokumendihalduri tööülesannete mitmekesisus nõuab paindlikku ja kiiret tegutsemist, korrektsust, täpsust, püsivust ja kohusetundlikkust, süstemaatilist mõtlemist ning oskust planeerida oma tööd ja aega. Töö on seotud inimeste juhtimise ning teenindamisega, mis eeldab suhtlemisvalmidust, kehtestavust, koostöö-, otsustus- ja vastutusvõimet ning head suulist ja kirjalikku väljendusoskust. Dokumendihaldur puutub oma töös kokku konfidentsiaalse informatsiooniga, mis seab talle kõrged eetilised nõudmised; http://www.riigikantselei.ee/failid/dh_kutsestandard.pdf

Asjaajamine – on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi (ArhS §2 lg 1)

"Asjaajamiskorra ühtsed alused" on kehtestatud Vabariigi Valitsuse määrusega nr 80, 26.02.2001.a. ja kehtib riigi- ja kohaliku omavalituste asutustele, avalik-õiguslike juriidiliste isikutele.