Friday, December 21, 2007

Kasutatud allikad

Kasutatud allikad: Internet, Google pildimaterjal

Tuesday, December 18, 2007

Kasulikku kirjandust


T.-R.Kõrven „Dokumendihaldus”, 2006
J.Rootamm-Valter „Kaasaegne ametikiri” 2005
J.Rootamm-Valter „Asjaajamine” , 2000
Sekretäri käsiraamatud „Asjaajamine ja arhiivindus” I osa, 2002
Sekretäri käsiraamatud „Asjaajamine ja arhiivindus” II osa, 2002
K.Kolmann „Rahvusvaheline kirjavahetus ja ärietikett”, 2005
T.Erelt "Eesti ortograafia", 2005

Dokumendihaldusprogrammid

Eestis on enam kasutatavad järgmised elektroonilised dokumendihaldusprogrammid:

Amphora - on juhtivaid digitaalse asjaajamise ja dokumendihalduse tarkvarasid Eestis. Amphora on suunatud eelkõige keskmise suurusega ettevõtetele ning kohalikele omavalitsustele, http://www.amphora.ee/

Webdesktop - on üks populaarsemaid Eestis kasutatavaid dokumendihaldussüsteeme. Täpsemalt öeldes on Webdesktop Webware OÜ poolt väljatöötatud täisfunktsionaalne dokumendihalduse tarkvara, mis sisaldab võimalusi ka grupitööks, kalendrite ja ülesannete halduseks, arutelude pidamiseks ning sisaldab ka lihtsat e-posti klienti. Tegemist on kaasaegse internetipõhise lahendusega, mis on teostatud digitaalse asjaajamise nõudeid, vajadusi ja andmete turvalisust silmas pidades. Vajadusel on Webdesktopi lihtne laiendada just Teie ettevõtte vajadustele ja spetsiifikale vastavaks infosüsteemiks. Webdesktop on kasutusel nii avalikus sektoris kui ka erasektoris, http://www.webdesktop.webware.ee/

Postipoiss - on elektrooniline dokumendihalduse süsteem, mis mõeldud elektroonilisel ja paberkandjal oleva dokumenteeritud informatsiooni (kirjad, avaldused, käskkirjad, lepingud, õigusaktid, protokollid, korraldused jne.) haldamiseks, http://www.microlink.ee

Standardid

Tutvu ka standarditega:

Standardeid saab tellida Eesti Standardikeskuselt

EVS-ISO 5127:2004 Informatsioon ja dokumentatsioon. Sõnastik;

EVS-ISO 15489:2004 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus;

EVS-ISO 882-1:2006 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa 1: Kiri ;

EVS-ISO 23081-1:2006 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldusprotsessid. Dokumentide metaandmed. Osa 1: Põhimõtted

EVS 8:2000 - Infotehnoloogia reeglid eesti keele ja kultuuri keskkonnas

E-post

Samuti on väga palju suhtlemist e-posti teel. Siin soovitused e-posti haldamiseks.

E-posti programmide seadistamised:

Thunderbird Maili seadistamine
Microsoft Outlook seadistamine

Soovitused e-posti kasutajale:
http://www.pm.ee/netikett/email.html

Soovitused e-posti aadresside esitamiseks:
http://www.riso.ee/et/koosvoime/internet/epost


Artikleid e-kirja kohta:

Arvutiprogrammid

Dokumentide vormistamine toimub arvutil, siis on vaja osata kasutada esmaseid arvutiprogramme:

MS Word (tekstitöötlus)

MS Excel (tabeltöötlus)

PowerPoint (esitlusprogramm)

Mõned veebilehed arvutiõpetusest:

http://www.vkg.werro.ee/krista

http://www.ut.ee/~maret/arvutiopetus/arvutiopetus.html

http://e-tugi.tlu.ee/PowerPoint/PowerPoint.htm

Hea kui sa omad arvutikasutaja oskustunnistust. Selle tunnistuse saamiseks on vaja sooritada eksam, infot saab eksamikeskuse kodulehelt: http://www.ao.ee

Kontoritehnika

Siit leiad kontoritehnikaga seonduvat.
Esmane kontoritehnika (faks, skänner, telefon, arvuti, printer) ja kontoritarbed:

Büroomaailm,
http://www.byroomaailm.ee
AS Lavex Bürookaubad,
http://www.lavex.ee
OÜ Charlot,
http://www.minukontor.ee

Mõisteid

Dokument – on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks (ArhS §4 lg 1).

Dokumendiliik on ühesuguse otstarbe ja vormistuselementidega dokumentide rühm (nt käskkirjad, protokollid, kirjad).

Dokumendi originaal – on dokumendi esimene, lõplikult vormistatud ja allakirjutatud eksemplar.

Dokumendi koopia – on originaali kopeerimise teel saadud dokumendi täpne jäljend, mis vastav originaalile nii sisult kui vormilt.

Dokumendi ärakiri – on originaali sisuline kordus, rekvisiitide ja sisu täpne taasesitus.

Väljavõte – on dokumendi teksti osaline taasesitus.

Duplikaat – on dokumendi korduseksemplar, millel on originaali juriidiline jõud, korduseksemplari väljaandja on sama organisatsioon või selle õigusjärglane, korduseksemplari on allkirjastanud sama positsiooniga ametnik või spetsialist.

Asjaajamise korraldamist reguleerivad sisemised normdokumendid:

  • asjaajamise kord
  • dokumentide loetelu
  • dokumendihalduse kord
  • ametijuhendid
  • struktuuriüksuste põhimäärused
  • sisekorraeeskiri
  • arvutite ja arvutivõrgu kasutamise kord
  • teabenõuete menetlemise kord

Dokumendihalduri kutsekirjeldus

Dokumendihaldureid vajatakse nii avalikus kui erasektoris. Dokumendihalduril peab olema täielik ülevaade organisatsiooni tegevusest ja eesmärkidest, et koostöös juhtkonnaga tagada organisatsiooni tegevuse nõuetekohane dokumenteerimine, dokumentide haldamine ning säilimine tagamine. Selleks peavad tal olema dokumentihaldus- ja arhiivindusealased teadmised ning oskused. Seoses üleminekuga elektroonilisele dokumendihaldusele on dokumendihaldurile vajalikud teadmised ja oskused infotöötlusest ning infotehnoloogiast.

Dokumendihalduri põhilised ülesanded on dokumendihalduse korraldamine, riskihaldus, arhiivihalduse korraldamine, töötajatele dokumendihaldusealase koolituse korraldamine ja erialane nõustamine. Dokumendihalduri tööülesannete mitmekesisus nõuab paindlikku ja kiiret tegutsemist, korrektsust, täpsust, püsivust ja kohusetundlikkust, süstemaatilist mõtlemist ning oskust planeerida oma tööd ja aega. Töö on seotud inimeste juhtimise ning teenindamisega, mis eeldab suhtlemisvalmidust, kehtestavust, koostöö-, otsustus- ja vastutusvõimet ning head suulist ja kirjalikku väljendusoskust. Dokumendihaldur puutub oma töös kokku konfidentsiaalse informatsiooniga, mis seab talle kõrged eetilised nõudmised; http://www.riigikantselei.ee/failid/dh_kutsestandard.pdf

Asjaajamine – on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi (ArhS §2 lg 1)

"Asjaajamiskorra ühtsed alused" on kehtestatud Vabariigi Valitsuse määrusega nr 80, 26.02.2001.a. ja kehtib riigi- ja kohaliku omavalituste asutustele, avalik-õiguslike juriidiliste isikutele.